Qué preguntar a un proveedor de software VeriFactu antes de firmar (y qué respuesta debería preocuparte)
Nueve preguntas, y ninguna es sobre el precio. Si un proveedor no contesta con claridad a las tres primeras, el resto de la conversación sobra. Lo que sigue está pensado para una gestoría que va a mover toda su cartera, no un cliente suelto: ahí un error de proveedor no se paga una vez, se paga tantas veces como clientes tengas.
Bloque 1 · Cumplimiento: ¿funciona de verdad o solo sobre el papel?
1. ¿Me enseñas el acuse real de un registro de facturación remitido a la AEAT?
No la afirmación de que sois compatibles: el acuse. Es la única prueba de que el sistema opera en producción y no solo en la documentación comercial.
🚩 Señal de alarma: "estamos en proceso de homologación", "es compatible por diseño", o cualquier respuesta que no incluya enseñarte algo.
2. ¿En qué modalidad opera el sistema, VERI\*FACTU o no VERI\*FACTU?
Las dos cumplen la ley igual, así que no hay respuesta mala — pero tiene que haber respuesta, y una sola. Un mismo sistema informático no puede operar en modo mixto (criterio de la DGT).
🚩 Señal de alarma: "las dos", "depende del cliente", o no saber de qué le hablas.
3. Si opera en no VERI\*FACTU, ¿cómo entrego los registros si la AEAT me los requiere?
En esa modalidad los registros no se remiten: los guardas tú y tienes que poder entregarlos. Para una cartera, eso es un proceso, no un botón.
🚩 Señal de alarma: que la pregunta le sorprenda.
Bloque 2 · Escala: ¿aguanta una cartera o solo un cliente?
4. ¿Hay panel multi-cliente, o entro y salgo de cada NIF?
Sin gestión multi-cliente, VeriFactu para 50 clientes son 50 procesos manuales. Es la diferencia entre una herramienta y un trámite repetido.
5. ¿Cómo doy de alta a 50 clientes? ¿Uno a uno?
Migrar una cartera se mide en semanas. Si el alta es cliente a cliente y a mano, el calendario no cuadra con el 1 de enero de 2027.
6. ¿Concilia el banco, o solo factura?
El cuello de botella real de un despacho no es emitir: es cuadrar el banco y contabilizar después. Un sistema que solo factura deja intacta la mitad cara del trabajo.
Bloque 3 · Continuidad: ¿qué pasa si esto sale mal?
7. ¿Cómo exporto mis datos si me voy?
Pregúntalo antes de firmar, no después. Si no hay una respuesta concreta —formato, alcance, plazo—, estás firmando una puerta sin salida.
🚩 Señal de alarma: "nunca se ha ido nadie".
8. ¿Qué pasa si la AEAT cambia el formato a mitad de año?
La norma que regula esto ya se ha modificado dos veces. Quien te venda el sistema debería tener una respuesta natural sobre cómo absorbe un cambio normativo.
9. ¿Qué gestorías reales lo usan ya, y puedo hablar con alguna?
La única pregunta cuya respuesta no depende del proveedor.
Tabla — la respuesta buena y la que debería frenarte
| Pregunta | Respuesta que tranquiliza | Respuesta que debería frenarte |
|---|---|---|
| Acuse real de la AEAT | Te lo enseña, de un registro concreto | "Somos compatibles", sin enseñar nada |
| Modalidad | Una, clara, y sabe explicar por qué | "Las dos" o "depende" |
| Panel multi-cliente | Te lo demuestra en pantalla con varios NIF | "Se puede gestionar por cliente" |
| Alta masiva | Un proceso descrito, con plazos | Alta manual cliente a cliente |
| Conciliación bancaria | Entra en el producto | "Eso se integra con tu contabilidad" |
| Exportación de datos | Formato y alcance concretos | "Nunca se ha ido nadie" |
| Referencias | Nombres, y te deja hablar con ellos | Logos en la web sin nombre ni contacto |
Una nota sobre proveedores pequeños o nuevos
Que un proveedor sea pequeño o lleve poco tiempo no lo descarta — y lo decimos siendo nosotros exactamente eso. Un producto nuevo sin decenas de reseñas no es por sí mismo una mala elección.
Lo que sí debería descartarlo es que no conteste a las tres primeras preguntas de esta lista. La diferencia entre un proveedor pequeño solvente y uno arriesgado no es el tamaño: es si puede enseñarte el acuse, explicarte la modalidad y decirte cómo te llevas tus datos si algún día te vas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la pregunta más importante de todas?
La primera: que te enseñe un acuse real de la AEAT. "Compatible sobre el papel" y "en producción con acuse verificado" no son lo mismo, y la diferencia solo se ve pidiéndolo.
¿Qué pasa si firmo con un sistema que resulta no ser conforme?
La Ley General Tributaria (art. 201 bis) tipifica como infracción grave tener un sistema de facturación no certificado cuando debe estarlo, con multa de 50.000 € por ejercicio. Recae sobre quien usa el sistema — tu cliente —, pero lo elegiste tú.
¿Puedo cambiar de proveedor más adelante si me equivoco?
Depende enteramente de la respuesta a la pregunta 7. Por eso conviene hacerla antes de firmar y no cuando ya quieras irte.
¿Es tarde para empezar a elegir?
No, pero el margen se estrecha. Sociedades el 1 de enero de 2027, autónomos el 1 de julio. Migrar una cartera entera se mide en semanas y hay que correr en paralelo antes del corte, así que el último trimestre de 2026 no es el momento de empezar a mirar.
Kavena fabrica K-OS Billing, así que esta lista también nos la aplicamos: es la que debería poder contestar cualquier proveedor, nosotros incluidos.
¿Tu gestoría necesita resolver esto de verdad, no solo leerlo?
Pídenos una demo →